טיפים לעבודה מהבית – המדריך המלא והמעודכן לעבודה יעילה מהבית

שנת 2020 הביאה עמה אתגרים חדשים, עם פרוץ הקורונה בישראל, למעלה ממיליון ישראלים נשארו ללא עבודה, ואילו 30% מכוח העבודה הישראלי עבר לעבודה מהבית – מעל מיליון איש. מאות אלפי אנשים התמודדו לראשונה בחייהם עם האתגר של "איך לעבוד מהבית".

בעולם כולו, וגם בישראל, המגמה של עבודה מהבית הולכת וגדלה משנה לשנה. ישנם אנשים שהפלטפורמה הזו מתאימה להם יותר וכאלו אחרים שלקח להם זמן להתרגל. במציאות הנוכחית, בימים אלה של משבר הקורונה, אותם ברי מזל ששמרו על עבודתם אך נאלצו לעבוד מהבית, לא נהנו מתקופת הסתגלות, והיו צריכים לייצר תפוקות מביתם באופן מידי.

אחת הטעויות המרכזיות בעבודה מהבית היא ההנחה כי אם אדם חרוץ הוא יכול לעבוד מהבית מצוין, זוהי שגיאה נפוצה. חריצות לבדה אינה מספיקה, היא בהחלט מהווה נקודת פתיחה טובה אך לא די בה. למרכיבי ההצלחה של עבודה מהבית יש להוסיף מדדי יעילות, שיטה סדורה, מדדי הצלחה והתגברות על מכשולים וגירויים רבים.

הסכנות בעבודה מהבית:

• ישנם אנשים, מוכשרים ככל שיהיו, הצריכים הנחיה ודמות "שתשב להם על הראש". במילים אחרות, צריכים מנהל ישיר שייתן להם משימות ויוודא ביצוע. גם אם העידן המודרני הביא עמו אמצעי בקרה איכותיים עדיין לאותם אנשים שצריכים מנהל ישיר הבידוד בבית מהווה מכשול בדרך לעבודה אפקטיבית.
• העדר אמצעים – מעבר לאמצעי עבודה ברורים (אי אפשר להביא מכונת ייצור לבית העובד) קיימים עובדים שמוגבלים לעבודה בביתם בגלל היעדר של "כלי עבודה מתאימים" כמו ציוד מחשוב, תוכנות מתאימות, חלל עבודה מתאים ועוד.
• היעדר מסגרת חברתית – האדם הוא "חיה חברתית", העבודה ומסגרת חברתית עונים על צורך חברתי אצל רובנו. העבודה מהבית מייצרת תחושת בדידות, ניכור ולא כולם בנויים לה. אנשים רבים שעבדו מהבית ואף הצליחו מבחינה מקצועית וכלכלית בחרו לנטוש את הפלטפורמה והפכו לשכירים בגלל הצורך החברתי במסגרת והצורך באינטראקציה ישירה עם שותפים לעבודה.
• היעדר סביבת עבודה מתאימה – רבים מאיתנו הורים, מעל 90% גרים בערים גדולות וכשבחרו בית למגורים לא תכננו לעבוד ממנו. בנוסף משבר הקורונה הביא לסגר ולתרחיש בו כל בני הבית נמצאים בו זמנית בחללים הציבוריים (סלון, מטבח). יכולת הריכוז, רעשי הרקע והיעדר פרטיות פוגעים בצורה אנושה בעבודה.

קיימות סכנות וחומות גבוהות נוספות בעבודה מהבית, חלקן מגבלות אובייקטיביות וחלקן חיצוניות ונובעות מהיעדר כלים או קשיי הסתגלות. המאמר הקרוב יאתגר את הקוראים ויספק כלים ותהליכים לשיפור העבודה מהבית בזמן משבר אך גם לאנשים שזוהי שגרתם הקבועה.

חשיבות ה-SETTING

לא בכדי הפרק הראשון עוסק בסוגיית סביבת העבודה שלנו, חלק מה-SETTING נכפה עלינו וחלק בכוחנו ליצור.

• תיצרו אזור סטרילי לעבודה. חלל או אזור בו תהיה לכם פרטיות, מרוחק מרעשים, מטלוויזיה ומגירויים אחרים. אתם צריכים לאהוב את פינת העבודה שלכם, הכניסו בה אלמנטים רגשיים – תמונות של משפחה, בובה מצחיקה של הילד או כל דבר שיעשה לכם תחושה טובה.
• דאגו כי יש לכם מקסימום כלים (מחשב, מדפסת וכו') המדמים את חלל העבודה שיש לכם במקום העבודה הרגיל.
• במידה ואתם בעלי משפחה והילדים נמצאים איתכם לאורך כל היום (כמו בתקופת הסגר של מגפת הקורונה) עליכם לדאוג לתעסוקה ולתכנים ארוכי טווח לילדים. ככל שתמעיטו בחשיבות סעיף זה כך לא תוכלו ליישם את שאר ההמלצות שבהמשך. יצירת עולם תוכן עשיר לילדים יספק לכם את הבסיס המיטבי לעבוד בשקט.
• דאגו ששאר הדיירים בבית מכירים את חשיבות חלל העבודה ושמירתו "סטרילי", הרגילו את המשפחה כי בזמן עבודה שלכם יש "לכבד" את חלל העבודה ואת פעולת העבודה של אבא או אמא. העובדה שאחד ההורים, או שניהם, עובדים מהבית לא הופכת אותם לנגישים יותר, כנ"ל מעגלים אחרים (שכנים, חברים, משפחה רחוקה).
• נוחיות – פינת עבודה לא נוחה תפגע באופן ישיר בעבודתכם. מצאו שולחן גדול מספיק ואת הכיסא הכי נוח לישיבה. אתם יכולים לקחת את הכיסא מהמשרד או לקנות כיסא עבודה באחת הרשתות המתאימות, בזמנים כאלו הם ישמחו לעשות משלוח עד הבית.
• התמודדות עם הטלפון הנייד – אחד מבזבזני הזמן והגירויים הגדולים ביותר בתקופה זו. בזמן משבר הקורונה עלה השימוש האישי במכשיר הנייד ביותר מ-140% (נכון לאפריל 2020). במידה ואתם יכולים העבירו את המכשיר ל"השתק", השתיקו קבוצות וואטסאפ לא חיוניות והעלו את אפליקציית הוואטסאפ למחשב (הנייד או השולחני) כך שהטלפון לא יסית את תשומת ליבכם.
• בצעו שיחות עבודה באפליקציית הZOOM דרך המחשב ולא דרך המכשיר הנייד. הדבר יתרום למילוי הצורך החברתי – לראות אנשים נוספים, ובנוסף לא יוציא אתכם ממסך המחשב, כך תשמרו על SETTING העבודה שלכם.
• מהירות גלישה – נשמע מיותר? ממש לא! ההבדל בין חבילת 30 מגה ל-100 מגה יכול להיות 9 ₪ בחודש. אבל ההבדל בהספק ובחוויית המשתמש שלכם בלתי ניתנת למדידה. אל תחסכו במקרה זה וייצרו לעצמכם תנאי גלישה ועבודה מיטביים.
• בחירת שעות העבודה – במידה ויש לעובד/ת אפשרות לבחור את שעות העבודה והם אינם תלויים בשעות מוגדרות (עובדים אחרים, הנחיות חברה, לקוחות ועוד) עדיף להתאים את שעות העבודה לשעות האפקטיביות לכל אחד, ישנם אנשים שהם בשיאם בשש בבוקר ויש עכברי לילה. בכל מקרה להכניס את השעות לתוך מסגרת קבועה.

אלוהי השגרה

השגרה נתפסת בעיני רבים כמילה שלילית, משעממת ומסוכנת. במקרה של עבודה מהבית שגרה מהווה מילת מפתח בהתמודדות עם הקשיים. רוב האנשים העובדים מהבית מרגישים הקלה, בעיקר שאף אחד לא רואה אותם, ולכן הם מרשים לעצמם לא להתלבש או להיראות "במראה ביתי" הכולל פיג'מה, מראה לא מגולח ועוד. בנוסף הבית הופך למוזנח יותר. התנהגויות אלו מהוות סכנה למידת האפקטיביות והמחויבות שלנו לתפקיד המקצועי.

• בצעו את אותן פעולות בדיוק כפי שהייתם עושים אם הייתם יוצאים מהבית לעבודה במשרד. קומו, סדרו את המיטה, לבשו בגדים, לפחות כמו שהייתם יוצאים למשרד, אל תעבדו יחפים.
• אם אתם רגילים לאכול ארוחת בוקר לפני היציאה לעבודה, הקפידו לאכול בדיוק אותו דבר. בכלל, שמרו על שגרת האכילה שלכם בדיוק כמו ביום עבודה רגיל. אותו תפריט, אותם זמנים. אחת הסכנות של עבודה מהבית היא אכילה ללא גבולות וכבר עכשיו, כחודש וחצי לאחר התפרצות המגפה, יש מחקרים המראים כי האזרח הישראלי עלה בממוצע 2.5 ק"ג. אכילה מרובה מייצרת עייפות בנוסף לפגיעה בבריאות לאורך זמן.
• שמרו על שעות עבודה קבועות – העבודה מהבית מטשטשת את שעות היום, אנשים רבים מוצאים עצמם עובדים יותר שעות בבית (ברוטו) מאשר בעבודה וכך הגבולות בין בית ועבודה מטשטשים. הדבר פוגע באפקטיביות אך גם בשאר בני הבית.
• נאמנות ללוח הזמנים – יצרו לעצמכם לוח זמנים יומי קשוח. תהיו מחויבים אליו ודאגו ששאר בני הבית מודעים אליו. הקפידו גם על יציאה להפסקות בזמן, בהתאם ללו"ז. הדפיסו את הלו"ז שיהיה מולכם במהלך העבודה, זה יחזק את הסיכוי שתעמדו בו. בזמן ההפסקה התנתקו מעמדת המחשב – חלל העבודה ובצעו פעילות פיזית כל שהיא (אפילו ירידה לזרוק את הזבל או הוצאת כלים מהמדיח, אל תפתחו טלוויזיה…). מחקרים רבים בדקו "מהי הפסקה אפקטיבית", כדי להפוך הפסקה ליעילה, צריך להתנתק מנטאלית מהמחשבות על עבודה. הפסקת שינה של שעה במהלך היום יכולה להיות יעילה באופן משמעותי ולייצר לעובד/ת עוד שעתיים עבודה אפקטיביות ואיכותיות לשארית היום.

מיפוי הסכנות האישיות

כל אחד מושפע מגירויים אחרים, כשאנו בבית יש לנו שגרה מסוימת ודברים שאנו אוהבים או רגילים לעשות. למי שלא רגיל לעבוד מהבית בניית שגרת העבודה החדשה תהיה לא קלה והרגלים שהיה רגיל לעשות בבית יאיימו על מידת האפקטיביות שלו במהלך יום העבודה.

אחד הצעדים למנוע את אותם גירויים וסכנות היא למפות אותם כשלב ראשון. המיפוי יוצר מודעות גבוהה יותר ומהווה קרקע טובה להתמודדות. השלב השני יהיה לשלב את אותם פעילויות שבשגרה בתוך הלו"ז, כלומר לשלוט בהם ולא להיאבק בהם. השלב האחרון יהיה בקרה, בחינת יום עבודה ומישוב עצמי של עד כמה הייתי נאמן ללוח הזמנים ועד כמה אותם סכנות אכן פגעו ברצף העבודה.

• רשתות חברתיות – כולנו "עבדים" של הרשתות החברתיות שלנו, מעטים מאיתנו לא… חלקנו מבלים שעות ביום בפייסבוק, בטיקטוק ובאינסטגרם. קבעו זמנים קבועים במהלך היום אותם תקדישו לרשתות החברתיות (בזמן הפסקות, בזמן אוכל, כל שעה עגולה חמש דקות וכו'…)
• ישיבה ארוכה – מחקר צרפתי מרתק קבע כי המחלה הכי קשה לגוף של המאה ה-21 היא ישיבה. ישיבה ממושכת, בוודאי אם מתבצעת על כיסא לא נוח, מנוונת את הגוף, פוגעת בעמוד השדרה, ומייצרת תחושת עייפות גבוהה יותר (מה גם שרובנו לא יושבים נכון – כפופים). גם עבודה מול מחשב וגם עבודה משרדית אחרת ניתן לבצע בעמידה (למשל בשולחן בר), בנוסף, לנצל הזדמנות לעמוד או ללכת למשל בעת שיחת טלפון עם קולגה או לקוח שלא מחייבת ישיבה מול מחשב.
• שיחות עם חברים – בדיוק כפי שבמהלך יום עבודה רגיל לא נערוך שיחות ארוכות עם חברים או משפחה כך יש להרגיל את הסביבה הקרובה אלינו שמבחינתנו שגרת העבודה והחיים נשארה כשהייתה, והזמינות החברתית שלנו היא בערב ובסופי השבוע.
• מוסיקה – מחקרים רבים עסקו בשאלה אם מוסיקה מסייעת לריכוז במהלך עבודה או פוגעת. רובם הגיעו למסקנה שישנם יותר מידי משתנים ולא ניתן לקבוע נחרצות מה נכון. לא כולם יכולים ללמוד או לעבוד עם מוסיקה ברקע, חלקנו לא יכולים ללא מוסיקה… לכן, ההמלצה שלנו היא לא "כן או לא" לעבוד עם מוסיקה ברקע אלא למי שכן בחר לעבוד עם מוסיקה שידע לגייס את המוסיקה לטובת עבודתו: עוצמת הווליום, הכנת "פליי-ליסט" וכו'.
• התמודדות עם תחושת הבדידות – לרווקים והרווקות שבינינו, תקופה שכזו מגבירה את תחושת הבדידות, ויכולה לייצר מצבי דיכאון ותסכול. פרופסורים אמריקאים מתריעים בחודש האחרון מפני מכת התאבדויות שתייצר התקופה הנוכחית, חלקם טוענים שבמספר מדינות מספר ההתאבדויות יגבר על מספר המתים מהווירוס עצמו. אחת הדרכים להתמודד עם המצב היא לחזק את האינטראקציה עם אנשים במהלך יום עבודה, ועדיף לעשות זאת תוך שימוש בווידאו.

כלים מתקדמים לניהול עצמי

יועצים ארגוניים רבים מעבירים סדנאות בנושא ניהול זמן, משימתיות ואפקטיביות. הביטוי ניהול זמן הוא ביטוי עם אקסיומה, לא באמת ניתן לנהל זמן! ניתן לנהל אנשים, כסף בארנק ודברים נוספים. האחרון שהצליח לעצור את הזמן היה יהושע בן נון ("שמש בגבעון דום וירח…").

מה כן ניתן לעשות? ניתן לנהל את עצמנו במגבלות הזמן!

• עבדו לפי יחידות זמן קבועות. אין צורך בניסוי ותהיה ובחינה מה נכון, עשו את זה בשבילכם לפני עשרות שנים. אמצו את שיטת האקדמיה בה יחידות עבודה (שיעורים) נמשכות על פני 70-90 דקות. היעילות שלנו הופכת למיטבית בפרק זמן עבודה כזה (של רובנו), בסיומן צאו להפסקה קצרה (זמן מומלץ – 15 דקות), הפסקה איכותית תסייע למוח שלכם לגבש את המידע ולשמור עליו בצורה טובה יותר.
• יצרו תיאום ציפיות מובן – ראשית כלפי עצמכם, יצרו מחויבות עבור הציפיות שלכם, אל תכוונו גבוה מידי ובוודאי לא נמוך מידי – הציפיות צריכות לאתגר אתכם. שנית, בדקו מהן הציפיות של המערכת (המנהל הישיר שלך והארגון בו אתם עובדים). חייבת להיות הלימה בין הפעולות שלכם ובין הציפיות של המנהלים שלכם מעבודתכם בבית. אם זה לא בא מהם תשאלו אותם: "מה אתם מצפים ממני בעבודה מהבית?". זאת לא שאלת קיטבג, זאת שאלה לגיטימית שתייצר שפה משותפת ונכונה בינכם.
• ניהול לפי יעדים – MBO. מדעי הניהול מציעים שיטות רבות לניהול (ניהול אחרים או ניהול עצמי) אחד המודלים מתייחס לניהול אנשים לפי יעדים. זוהי אולי השיטה הטובה ביותר לעבודה מהבית:

1. הכינו רשימת יעדי עבודה יומיים ושבועיים.
2. קבעו טכניקות להתמודדות עם אי עמידה ביעדים (עתודות זמן, המשך עבודה מעבר לזמן שקבעתם לעצמכם ועוד).
3. חשוב מאוד לבדוק בסוף כל יום האם עמדתם ביעדים.
4. כל יום צריך להיות מורכב ממשימות קצרות טווח ומשימות לטווח בינוני או ארוך.
5. מצאו איזון בין ה"דחוף" והחשוב", הרבה יותר קל לנו ללכת לדחוף. זכרו כשלא מטפלים בחשוב הוא הופך לדחוף…

הסרטון האהוב עלינו בנושא ניהול זמן:

• איזון – מציאת איזון מעגל העבודה והמעגלים האחרים בחיים. מציאת הנוסחה הנכונה לעבודה מהבית לוקחת זמן. זה פועל בשני הקצוות (ניצול נמוך של יום העבודה מול השתעבדות לעבודה). המפתח הטוב ביותר הוא קביעת לוח זמנים לכל היום ולא רק לעבודה. הכנסת פעילות גופנית, זמן משפחה, טלוויזיה ועוד.
• המהפכה התקשורתית יצרה לנו אמצעי תקשורת רבים ומגוונים. אל תעשו שימוש רק בתיבת המייל של גוגל Gmail. ביצוע שיחות וידאו ושימוש בערוצי תקשורת, בעיקר ויזואליים, כגון ZOOM, פייסבוק, ווטסאפ ודומיהם יעזרו לכם להעביר את יום העבודה בצורה מהנה יותר, מגוונת יותר ולבסוף גם יעילה יותר.

Always look on the bright side of life

ללא ספק הקושי הגדול ביותר בתקופה זו ובאופן כללי בלעבוד לבד מהבית הוא קושי נפשי וקוגניטיבי – מנטלי. אנחנו נבחר כיצד להתמודד אתו. עלינו לחבק את המציאות הנוכחית. להוציא ממנה את המיטב.

האם אנחנו ריאקטיביים? בוחרים להסתכל על הצד השלילי של כל תרחיש, רואי שחורות, נגררים בקלות לרחמים עצמיים ולתחושות קיפוח תמידיות או שמא אנחנו פרואקטיביים? מסתכלים על החיובי בכל תרחיש, מגדילים ראש, יוזמים ופעילים, לא מרחמים על עצמנו ומר גורלנו אלא נוקטים עמדה ופעולה.

להתנהגות שלנו כלפי עצמנו וכלפי הסביבה יש משקל מכריע בהצלחה שלנו לעבוד מהבית ולהיות יעילים. מחקרים רבים בארה"ב ובמערב אירופה מראשית שנות ה-70 ועד היום מוכיחים כי עובדים פרואקטיביים מצליחים יותר, מוערכים יותר, יעילים יותר ובנויים יותר לעבודה עצמאית כמו עבודה מהבית. 

פרופסור ניקולאס בלום, חוקר בעל שם עולמי למקרו כלכלה מאוניברסיטת לונדון פרסם החודש מאמר בו הוא מצביע באופן מוחלט על ההבדל בין פרואקטיביות לריאקטיביות כמשתנה שיכריע את יכולת ההסתגלות למצב. אנשים ריאקטיביים יוכלו לשרוד שבועיים שלושה מקסימום בעבודה מהבית, תקופה ממושכת מכך תביא אותם להתדרדרות רפואית, לדיכאון ולירידה משמעותית בתפוקה.

ולסיום, כדברי השיר המפורסם, מסרט הפולחן של מונטי פייטון – 'בריאן כוכב עליון', "תמיד תסתכלו על הצד הטוב של החיים". העבודה מהבית היא לא עונש ולא נטל, היא יכולה להיות הזדמנות גדולה להוציא טוב ממציאות חדשה. במקרים רבים המגבלה של היעדר מגע פנים מול פנים בעבודה מייצרת עבודה מהירה יותר, מגבלה לכאורה המייצרת יתרון. העבודה מהבית יכולה להיות אפקטיבית במיוחד אם נערכים אליה נכון. לא בכדי המגמה הזו גדלה בכל העולם עוד לפני תקופת הקורונה, מגמה שתגדל גם אם המשבר ייחלש ותהיה חזרה הדרגתית לשגרה.

תחשבו כמה פגישות אתם יכולים לעשות היום באמצעות טכנולוגית שיחות הווידאו במקום לבזבז זמן על הפסקות, נסיעות פקקים ומציאת חניה.
בסקר שנערך (Flexjobs) במהלך 2019 ובו השתתפו מעל 7,000 נשאלים העובדים מהבית עלו תוצאות מובהקות המראות כי 65% מהנשאלים עובדים בצורה אפקטיבית בהרבה מהבית מאשר במקום עבודה ציבורי.

אם עדיין קשה לכם "להניע" את היום ואתם עדיין מתקשים בהתמודדות של "איך אפשר לעבוד מהבית" , פשוט תקבעו פגישת ווידאו ראשונה לשעה מוקדמת, פגישה שתיאלץ אתכם להתלבש ולהיות מוכנים לעבודה בשעה הנכונה, וזכרו, עבודה מהבית היא עבודה לכל דבר, המחויבות והאחריות היא זהה לעבודה במקום ציבורי.

• כותב המאמר: דודי גורין, בעל שני תארי MA בניהול ובייעוץ ארגוני. יועץ ארגוני ומרצה, סמנכ"ל חברת אדאקטיב.